Augmenter la productivité en agence : comment s’y prendre ?
Dans toutes les entreprises, la productivité des employés est une problématique majeure. Ces agents en charge de diverses tâches doivent être capables de fournir des résultats positifs, et ce, dans les meilleurs délais. Mais voilà, beaucoup de facteurs peuvent influencer cette productivité-là, la réduire ou la booster. Il est bien évidemment possible d’œuvrer à ce que les équipes en agence soient le plus productives possible. C’est de cela que traitera notre billet du jour. Restez donc avec nous pour découvrir nos conseils pour augmenter la productivité en agence.
Productivité en agence : qu’est-ce que c’est ?
Il existe une formule très simple qui permet de déterminer la productivité d’une entreprise. De manière générale, la productivité est le rapport entre le service produit et les ressources mobilisées pour sa mise en œuvre. Augmenter la productivité en agence va donc consister à optimiser les ressources disponibles au travers d’une distribution correcte des tâches à réaliser dans un intervalle de temps précis. Le but est d’augmenter la notoriété de votre marque et d’atteindre vos objectifs commerciaux.
Bien évidemment, augmenter la productivité en agence nécessite de disposer d’outils de pilotage efficaces. Mais avant ça, il est important de comprendre le lien entre productivité et rentabilité au sein d’une agence. C’est tout simple. Une équipe ou un groupe d’employés engagent des coûts pour l’entreprise. Si les capacités de ces employés-là ne sont pas exploitées de manière optimale et que leur productivité est faible, cela est synonyme de pertes pour votre société. De plus, régulièrement évaluer la productivité de ses équipes permet de s’assurer de la bonne répartition des tâches au niveau de chaque groupe. Cela prévient également des surcharges de travail qui peuvent occasionner une baisse de motivation. C’est un pas de géant pour booster vos ventes.
Pourquoi travailler à augmenter la productivité en agence ?
Nous avons expliqué de manière générale le bien fondé du suivi régulier de la productivité en agence dans les précédents paragraphes. Voici de manière plus pratiques quelques avantages de cette pratique :
- L’amélioration de l’efficacité dans la réponse aux demandes des clients : cela fait partie de la stratégie de fidélisation. Il n’y a rien qui puisse rendre le client plus heureux qu’une entreprise lui donnant ce qu’il attend dans le laps de temps fixé,
- Booster sa production et augmenter les revenus de l’agence : déployer en agence une équipe efficace et capable de répondre et décrocher plus d’appels d’offres, augmentant de suite les bénéfices de l’entreprise,
- Fidéliser ses employés : Travailler à augmenter la productivité en agence est aussi un moyen d’assurer le confort des employés en adaptant le travail à leurs profils et à leurs réelles aptitudes. Cela réduit la pression, impacte la créativité et contribue à mettre les équipes à l’aise.
Augmenter la productivité en agence : les cinq astuces pour y arriver
Faire usage d’un CRM
Les outils de CRM ont de nombreux avantages et sont utiles au sein de tous les types d’entreprises. Dans une agence, ils peuvent permettre aux managers de juger rapidement de la charge de travail qui incombe aux employés. Ainsi, les responsables sont en mesure de déterminer le nombre d’heures consacrées à la productivité interne, et à la production client. Ce sont des informations de base si l’on veut optimiser le planning de ses équipes.
Mettre en place un planning de capacité à long terme
En ce qui concerne l’optimisation du planning de ses équipes, la mise en place d’une programmation sur le long terme peut s’avérer très utile. En effet, au moment où vous réalisez vos prévisions de recettes pour une période à venir, veillez à compter et estimer, le nombre d’heures qui seront nécessaires et adaptez-les à vos plans de recrutement. Réaliser un planning de capacité, vous permet d’affronter de façon plus aguerrie la croissance de votre effectif. Cela vous aide aussi à effectuer un recrutement efficient et à former efficacement vos salariés.
Automatiser les tâches secondaires
Augmenter la productivité, c’est aussi gagner du temps et automatiser les tâches secondaires. Pour y arriver, de nombreux outils existent. À vous de décider ceux qui conviennent le mieux à vos besoins. Il s’agit entre autres de Zapier, de Make ou encore de n8n.io.
Réduire les dépassements de services
Les dépassements de services sont des dépenses collatérales capables d’affecter la productivité de vos équipes. En effet, chaque tâche « hors contrat » diminue encore plus les marges de profit des agences et ne réjouit pas le cœur de vos équipes. Il est donc indispensable de déterminer à temps les risques de dépassement de budget. C’est possible avec un outil de gestion de projet.
Veiller au bien être de vos équipes
La qualité de vie au travail est un facteur qui influence la productivité des membres de votre agence. Préoccupez-vous-en et protégez aussi vos collaborateurs. Si ces derniers sont épanouis, leurs performances ne pourront qu’augmenter. L’absentéisme, les maladies professionnelles, ou encore les troubles musculo-squelettiques sont autant de coûts, à court comme à long terme.
La productivité en agence ne vient de nulle part. C’est le résultat d’une préparation et d’une organisation pointilleuse. Nous espérons donc que ce zoom sur le sujet vous aidera à améliorer la productivité au sein de votre agence et vous permettra d’atteindre vos objectifs.
