Comment réussir son digital asset management ?

Opter pour le digital asset management dans son entreprise, c’est résoudre plusieurs problématiques. La principale étant la gestion des actifs numériques de son entreprise. Vu que les enjeux de mise en place de cette solution sont multiples, il convient de savoir s’y prendre. Opter pour une solution de digital asset management, c’est d’abord identifier ses besoins et définir ses buts. La phase suivante sera de fédérer une équipe autour des différentes tâches à accomplir. Il existe également d’autres étapes décrites dans les lignes suivantes.

Qu’est-ce que le digital asset management ?

Le digital asset management (DAM) signifie en français la gestion des données numériques. Il désigne l’ensemble des solutions logiciels proposés par les professionnels des données. Ces logiciels permettent de stocker, d’organiser et de partager de manière centralisée les données numériques d’une entreprise.

Au-delà d’un simple outil de gestion de données, le DAM est utile pour la gestion des contenus digitaux. Il sert aussi à transmettre rapidement, et ce, en toute sécurité les ressources numériques d’une entreprise. Il gère par ailleurs la déclinaison d’un média pour plusieurs différents canaux.

Comment s’y prendre ?

Avec l’abondance des contenus digitaux, les entreprises se retrouvent souvent face à la gestion de plusieurs fichiers. Ces derniers étant pour la plupart du temps dispersé au sein de plusieurs différents serveurs. Il se pose alors un problème de gestion de données dont la solution est le digital asset management. Il existe plusieurs fournisseurs de solutions DAM. Peu importe la solution à choisir, la réussite d’un tel projet dépendra des étapes que voici.

Définir les besoins et les objectifs

La DAM doit répondre à des besoins propres de chaque entreprise. C’est pourquoi il faut en amont identifier non seulement les besoins, mais aussi les objectifs à atteindre avec la solution à choisir. Définir les besoins revient à prioriser les défis auxquels fait face l’entreprise en répondant aux questions suivantes :

• Quel est le temps consacré à la recherche des médias ?
• Quel risque financier pour non-respect des contraintes règlementaires ?
• Quel impact sur l’image de l’entreprise en cas de publication de contenus obsolètes ou glanés sur Google ;
• Comment créer les contenus pour promouvoir les mêmes produits sur différents sites avec des médias variés selon l’audience ?

De ces enjeux déclineront naturellement les objectifs à atteindre. Avant de fixer ces objectifs, il faut faire en amont le point des ressources dont on dispose. Faire le point revient à opérer un tri afin d’éliminer les contenus obsolètes ou dupliqués, puis réfléchir au choix du prestataire.

Procéder à la réunion de lancement

Dès que le prestataire à qui confier le projet est choisi, l’étape suivante consistera à fédérer la bonne équipe autour du projet. Une première réunion de kick-off est organisée à ce propos. C’est elle qui donne le top au lancement officiel du projet digital asset management. Elle regroupe toutes les parties prenantes :

• Chef de projet interne (il provient généralement du département communication ou marketing de l’entreprise) ;
• Chef de projet du partenaire DAM ;
• Collaborateurs du service marketing et/ou communication ;
• DSI.

Cette première équipe qu’on déploie autour du projet DAM sera constitué de personnes capables d’assurer leur rôle. Elles seront toutes pluridisciplinaires et avoir des compétences en production tout comme en utilisation de contenus.

La bonne équipe à fédérer autour du projet sera pragmatique, ouverte d’esprit et aura une bonne ouverture culturelle. Cela facilitera la mise en place du projet digital asset management. À noter que c’est lors de cette réunion que le projet sera revu en son intégralité puis validé. Dès lors, la répartition des tâches entre les parties prenantes se fera.

Workflows d’étude et d’analyse du projet

Les workshops d’étude et d’analyse sont des phases sensibles de la réalisation du projet. Ils conditionnent la réussite du projet digital asset management. Le prestataire, afin de proposer une solution conforme aux besoins soulignés, élimine le champ des fonctionnalités. Il prévoit à présent de nouveaux paramétrages à inclure.

Lors de ces workshops, il s’agira d’apporter des réponses à plusieurs questions :

• Qui jouera le rôle d’administrateur fonctionnel du back-office devant ajouter et traiter les médias ;
• Le DAM sera-t-il mis à la disposition de tous les services de l’entreprise ?
• Quelle est la nature de contenus à stocker sur la plateforme DAM ?
• Avec quels moyens les utilisateurs de la plateforme effectueront les recherches ;
• De quelle manière le déploiement des médias se fera-t-il ?
• Des restrictions existeront-elles ?
• Quel sera l’aspect de l’interface de l’outil ? Sera-t-il personnalisé ? Si oui, comment ?
• Quel est l’indicateur de performance à mettre en place.

Lors de ces Workflows, le prestataire interagira fréquemment avec l’entreprise commanditaire du projet DAM. Ceci afin de cerner davantage son fonctionnement pour que l’outil qu’il mettra en place soit conforme aux attentes. Au-delà de ça, il anticipera dans la mesure du possible certains besoins n’ayant pas été identifiés.

Choisir un bon éditeur

Choisir un bon éditeur est une étape très complexe lors de l’implémentation d’un projet digital asset management. En réalité, chaque éditeur a ses propres caractéristiques. La véritable problématique consiste à voir si ces qualités sont cohérentes avec les objectifs. Les analystes représentent les éditeurs sous forme schématique très proche de la réalité.

Définir le mode de pilotage

Ici, il faut être itératif et agile. Adopter une solution digitale asset management, c’est s’adapter en permanence aux évolutions possibles. Il convient de mettre en place des cycles de projet assez courts qui viseront à remplir un objectif précis, le ROI.

Pourquoi opter pour une solution digital asset management ?

Une solution digital asset management est utile à plusieurs fins. Il s’agit entre autres de :

• Centraliser les médias afin d’y accéder facilement ;
• Définir facilement de manière claire les droits d’auteur ;
• Valoriser et diffuser ses actifs numériques ;
• Optimiser l’efficacité de l’entreprise ;
• Optimiser les coûts de stockages et d’utilisation.

Encore faut-il prendre le temps de choisir le prestataire idéal pour bénéficier d’un travail parfait. Quitte à profiter des avantages liés à une solution DAM. Voir ici d’autres avantages d’une solution DAM.

Le DAM est une solution pour transmettre en toute sécurité les ressources numériques d’une entreprise. La mise en place d’un projet digital asset management débute par l’identification des besoins afin d’établir les objectifs à atteindre.