Comment réussir son Digital Cleanup Day ?

Le Digital Cleanup Day est une initiative mondiale qui vise à recentrer la conscience collective sur les effets néfastes de la pollution numérique. Elle consiste pour les entreprises à nettoyer leurs stocks d’informations et à rallonger la durée de vie de leurs appareils électroniques. Comment réussir son Digital Cleanup Day ? Quels sont les outils indispensables pour le succès de cette opération ? Autant de questionnements auxquels vous trouvez ici des réponses satisfaisantes. 

Réussir son Digital Cleanup Day : les principales étapes  

Le succès d’un Digital Cleanup Day dépend principalement de votre méthode de planification. Cette journée mondiale du nettoyage numérique, si particulière, permettra à votre entreprise de réaliser sa mise en conformité avec les règles internationales édictées. C’est pour cette raison qu’il vous faut ériger un plan d’action clair et facile à mettre en œuvre.

Définir l’objectif principal de la journée mondiale du nettoyage numérique

Pour réussir le Digital Cleanup Day dans son entreprise, vous devez définir les points centraux qui gouverneront le déroulement de la journée. Dans le cas contraire, cela pourrait nuire au succès de votre opération. En principe, le Digital Cleanup Day permet aux entreprises de réaliser plusieurs types d’opérations d’assainissement numérique.

Il existe trois catégories de Digital Cleanup Day. En premier lieu, vous avez le Digital Cleanup Données. Il s’agit d’un colloque sur le nettoyage des bases de données numériques de l’entreprise. En d’autres termes, il s’agit d’une manifestation interne qui vous permettra de nettoyer toutes les informations stockées dans vos équipements électroniques.

Ces données numériques concernent généralement les applications, les fichiers bureautiques ou encore les courriels. Par extension, cet atelier de dépollution numérique permet de renforcer la durée de fonctionnement de vos appareils numériques à l’instar des ordinateurs et des tablettes.

En second lieu, vous avez le Digital Cleanup Réemploi. Il s’agit d’un atelier destiné à réparer et à réutiliser les appareils électroniques antérieurement stockés dans les hangars de votre entreprise. Cette opération vise à réduire le taux de déchets électriques et électroniques libérés dans la nature.

Par ailleurs, vous pouvez distinguer le Digital Cleanup Recyclage. Cet atelier vous permet de réaliser un inventaire de tous vos appareils numériques en fin de vie. Au cours de cette journée, votre objectif sera d’organiser des activités de collecte et de traitement de tous vos ordinateurs et autres équipements numériques en voie d’expiration. Ainsi, vos équipes pourront mieux gérer la production des débris d’équipements électroniques et électriques de l’entreprise.

Pour définir aisément l’objectif du Digital Cleanup Day, il est vivement recommandé de se faire assister par des experts qualifiés et certifiés. De même, pour parvenir à un résultat satisfaisant, vos objectifs doivent être précis et mesurables.

Sensibiliser le personnel sur l’importance du Digital Cleanup Day   

Pour réussir votre Digital Cleanup Day, vous devez fédérer vos collaborateurs sur l’impact du numérique sur l’environnement. C’est une phase importante qui vous permettra de réunir votre personnel autour de votre vision et de vos objectifs préalablement définis.

Cette opération demande du temps et de l’énergie. Cependant, elle est nécessaire à la réussite de votre Digital Cleanup Day dans le sens où elle vous permettra d’ériger une base solide de transition dans votre personnel.

Accessoirement, la sensibilisation de vos collaborateurs permettra de renforcer leur compréhension du sujet, ce qui aura également un impact sur leur motivation. Ainsi, vos employés, conscients de l’impact de cette manifestation interne, s’investiront entièrement dans la réussite de la journée mondiale du nettoyage numérique. 

Disposer d’une équipe chargée de la réalisation du Digital Cleanup Day  

Pour réussir un Digital Cleanup Day, les aptitudes techniques de plusieurs spécialistes peuvent être indispensables. L’idéal reste de constituer une équipe composée de plusieurs de vos collaborateurs internes. Cette option limite les pertes de temps et améliore la planification des tâches essentielles à la réussite de votre journée du nettoyage numérique.

Vous pouvez aussi choisir de confier la réalisation et le suivi de cette opération à un prestataire externe. Rassurez-vous que ce dernier possède les capacités nécessaires pour piloter votre activité de façon efficace.

Comme vous avez compris, la qualité du management de projets est indispensable pour le succès de votre Digital Cleanup Day. En outre, assurez-vous que votre équipe intervienne dans les délais adéquats. En effet, un planning est généralement retenu afin d’évaluer la progression effective des tâches assignées.

Déterminer et répartir les responsabilités

Si vous organisez un Digital Cleanup Day dans votre société, assurez-vous de définir une bonne stratégie. Pour qu’elle s’insère parfaitement dans la réalisation de votre manifestation, cette dernière doit être axée sur vos objectifs. Par la suite, votre travail consistera à répartir à chacune des équipes retenues une tâche bien définie.

À titre illustratif, quelques-uns de vos collaborateurs peuvent se charger du nettoyage des données emmagasinées. D’autres peuvent s’occuper du traitement de vos équipements électroniques. Pour bien réussir son Digital Cleanup Day, l’idéal reste d’établir une liste des travaux et un planning détaillé à soumettre à votre équipe ou à votre prestataire externe.

Effectuer un état des lieux  

Avant d’entreprendre votre Digital Cleanup Day, vous devez réaliser un état des lieux de la situation des données numériques de votre entreprise. Cette opération vous permettra de mieux identifier les documents et les courriels conservés. De même, elle vous permet de déterminer les applications utilisées dans la collecte et la conservation des informations.

Pour faciliter la mise en œuvre de l’opération, il est conseillé d’établir une liste de toutes les données enregistrées sur vos serveurs. Cette démarche très pratique vous donne une vue globale des tâches à effectuer. Ainsi, vous pouvez facilement planifier et suivre la réalisation des activités d’assainissement numérique entrant dans le cadre de votre Digital Cleanup Day.

Définir les règles de pilotage de votre Digital Cleanup Day

Le pilotage en temps réel du planning de votre Digital Cleanup Day s’avère indispensable pour la réussite de votre activité. Comme vous le savez certainement, pour se perfectionner, il faut prendre le soin de réaliser des analyses. C’est pour cela que vous devez établir des règles afin de gérer parfaitement le lancement de l’atelier d’assainissement numérique de votre entreprise.

Les sociétés conservent une grande quantité de données numériques. Alors pour réussir son projet de nettoyage numérique, il faut établir et maintenir certaines règles de déontologie basées sur des objectifs initiaux. Vous pouvez par exemple mettre en place un processus de suppression automatique des données informatiques stockées pendant une certaine durée. 

Par extension, un excellent contrôle du pilotage de votre organisation vous mettra dans de bonnes conditions pour prendre les décisions requises. À titre illustratif, vous serez capable de fixer la durée de votre nettoyage informatique ou encore le nombre de versions numériques à conserver. Le recours à une agence spécialisée peut être nécessaire pour assurer parfaitement cette étape de votre Digital Cleanup Day.

Passer au nettoyage numérique de vos équipements

Une fois que votre équipe aura évalué et approuvé toutes les étapes préalables, vous pouvez passer à la phase du nettoyage. L’opération de nettoyage des données numériques de vos appareils électroniques doit couvrir deux pôles importants.

Dans un premier temps, vous devrez vous occuper de vos matériels informatiques. Pour cela, vous devrez recycler les outils non fonctionnels et répertorier ceux qui ont besoin d’une réinitialisation pour mieux fonctionner. Ainsi, vous réduirez votre impact carbone sur l’environnement.

Dans un second temps, vous devrez passer à la phase de la suppression de toutes les données superflues stockées dans vos serveurs. Généralement, il s’agit de vos anciens fichiers enregistrés dans vos courriels, sur le cloud ou encore sur vos ordinateurs.

Vous n’êtes pas en mesure d’évaluer la réussite de votre Digital Cleanup Day dès le lancement de votre activité de nettoyage. Il faudra attendre la fin de l’atelier pour examiner les statistiques. Avant cela, vous devrez multiplier les actions et piloter parfaitement le suivi des tâches dans l’optique d’atteindre tous les objectifs prédéfinis.

Pour y parvenir, les compétences techniques d’un spécialiste peuvent être indispensables. En effet, ce dernier possède toutes les ressources nécessaires pour définir les actions efficaces à mener pour la réussite de votre Digital Cleanup Day.

Établir un programme de nettoyage régulier  

Pour de nombreux chefs d’entreprise, le lancement du nettoyage des données numériques sonne la fin de leur Digitale Cleanup Day. Néanmoins, si vous souhaitez améliorer l’impact de votre production sur l’environnement, vous devez établir un programme d’assainissement numérique régulier. Si vous effectuez cette activité pour la première fois, il peut s’avérer chronophage.

En revanche, en mettant en place un planning de nettoyage périodique de vos données informatiques, vous facilitez énormément votre organisation. Par exemple, vous pouvez choisir de réaliser un tri tous les mois ou pendant un jour précis de la semaine. Pour faciliter le suivi de ce programme, vous pouvez mettre en place un calendrier fixe pour cette activité

Par ailleurs, la réussite d’un Digital Cleanup Day exige une étude poussée et l’utilisation des appareils adéquats. Cette phase étant chronophage, il est souhaitable de la confier à un professionnel. Ce dernier possède toutes les compétences et les outils nécessaires pour gérer au mieux le nettoyage périodique de vos données numériques.

Réussir son Digital Cleanup Day : les outils

Pour réussir son Digital Cleanup Day, vous devez utiliser des outils efficaces. Ces derniers vous seront d’une grande aide dans l’accomplissement de certaines tâches essentielles au succès de votre journée d’assainissement numérique. En plus, ils faciliteront les activités assignées à chacune de vos équipes. Ainsi, vous n’aurez aucune difficulté à exécuter toutes vos tâches dans les délais impartis. 

Les outils de communication

La communication est un élément important dans la réussite de votre Digital Cleanup Day. En effet, grâce à la stratégie mise en place, vous êtes assuré de toucher un maximum de collaborateurs.

Généralement, les outils de communication sont déployés lors de la phase de sensibilisation de votre personnel. Ils feront la publicité de votre programme et des objectifs fixés. De manière générale, les outils utilisés lors de l’étape de sensibilisation sont :

• Les affiches,
• Les logos,
• Les droits à l’image,
• Les contenus numériques, 
• Les courriels, 
• Les communiqués de presse. 

La bonne gestion de la communication interne est donc nécessaire à la réussite de votre Digital Cleanup Day. Vous devez confier son pilotage à une équipe interne ou externe compétente et disposant des meilleurs outils de propagande. Par exemple, vous pouvez recourir au service d’une agence de marketing spécialisée.

Les outils d’organisation  

L’organisation est une étape très importante dans le succès de votre Digital Cleanup Day. Bien souvent, en fonction des différentes tâches à effectuer, il est difficile de planifier méthodiquement les activités auxquelles donner la priorité.

C’est la raison pour laquelle vous devez utiliser des outils spécifiques afin de schématiser les actions à réaliser par vos équipes. Il existe deux moyens pour organiser la journée mondiale du nettoyage numérique dans votre entreprise. Vous pouvez distinguer le Digital Cleanup en présentiel et le Digital Cleanup Day à distance.

Le Digital Cleanup Day en présentiel s’effectue dans vos locaux. Le Digital Cleanup Day à distance, quant à lui, permet à vos collaborateurs de participer aux activités prévues depuis leurs résidences. Dans un cas comme dans l’autre, vous aurez besoin du document synthétique Mon Cyber Cleanup et de la fiche pratique Entreprise pour assurer le suivi des tâches d’organisation.

Les outils d’animation

L’animation fait partie des phases les plus importantes lors de la mise en œuvre du Digital Cleanup Day en entreprise. C’est à cette étape que vos équipes passent au nettoyage effectif de toutes les données numériques conservées dans vos équipements.

Au fil des années, les experts ont créé plusieurs outils pour faciliter la tâche au chef de projet dans le cadre de la mise en œuvre de la journée mondiale du nettoyage numérique. Il s’agit essentiellement de documents ou de guides écrits. Les plus célèbres sont « 8 recettes faciles pour un CyberCleanup » et le Logigramme pour évaluer son équipement numérique.

Les outils de remontage des données

Une fois le nettoyage des données numériques achevées, vous devez compiler l’ensemble des informations recueillies auprès des participants. Pour ce faire, vous aurez besoin de créer un formulaire en ligne qui vous facilitera la tâche. Cet outil vous permettra également de suivre l’évolution de votre Digital Cleanup Day et d’effectuer le bilan de votre activité d’assainissement numérique.

Pour réussir son Digital Cleanup Day, il faut suivre les bonnes étapes et utiliser les bons outils. Grâce aux renseignements fournis ici, vous êtes maintenant capable d’organiser parfaitement une journée de nettoyage numérique dans votre entreprise.