Core model : qu’est-ce que c’est et comment standardiser votre ERP et vos process en entreprise ?

Vous possédez une entreprise qui, visiblement, a du succès, mais dont le savoir-faire et l’expertise ne sont reconnus que dans votre pays ? Vous avez envie de conquérir de nouveaux marchés, notamment à l’international, mais vous ne savez pas comment vous y prendre ? L’une des premières choses à faire pour réussir ce projet, c’est de vous équiper d’un progiciel ou d’un logiciel de gestion de données de qualité. Vous devez adopter une approche stratégique différente de celle que vous avez utilisée au niveau local. En effet, il est fort probable que le modèle de gestion utilisé jusqu’à présent ne soit pas compatible avec vos différentes filiales à l’international. Pour faciliter le processus de déploiement de votre ERP à l’international tout en y intégrant les particularités nécessaires, vous devez vous appuyer sur un modèle commun de données. En d’autres termes, vous devez vous baser sur un core model.

Qu’appelle-t-on core model ?

Core model, c’est un terme anglais désignant une approche stratégique destinée à standardiser des systèmes et des processus au sein d’une société. Le core model vise principalement à harmoniser les flux d’informations, les méthodes de travail ainsi que les systèmes de gestion informatisée comme les ERP. Cette harmonisation a pour objectif d’améliorer la collaboration, l’efficacité et les performances globales au sein de l’entreprise. De façon pratique, le core model, c’est la définition d’un ensemble de technologies et de pratiques communes à toutes les filiales et départements d’une société. On peut donc déduire qu’au cœur du core model, il y a des processus métier standardisés. Ces derniers sont généralement conçus afin d’être réplicables et mesurables. Les processus métiers du core model sont aussi soutenus par des outils et des systèmes informatiques intégrés. Ces outils favorisent un meilleur contrôle et une meilleure visibilité sur les différentes opérations de l’entreprise.

En optant pour le core model, les sociétés adoptent une stratégie qui permet d’éliminer les redondances et les inefficacités. Dans le même temps, cela favorise la progression et l’innovation. Le core model a un impact particulier sur les entreprises qui sont réparties sur plusieurs sites et dans plusieurs pays. Ces entreprises doivent généralement surmonter des défis complexes en matière de gestion. Les progiciels et les ERP traditionnels n’arrivent pas toujours à surmonter ces défis. Il faut donc les standardiser en unifiant les systèmes informatiques et les méthodes de travail. En le faisant, non seulement les entreprises améliorent la qualité des ERP, mais elles prennent plus rapidement les décisions importantes.

Mettre en place un modèle standard ne signifie pas inéluctablement que tous les secteurs de l’entreprise adopteront obligatoirement la même approche. Il est ici question de détecter les domaines qui ont réellement besoin d’une standardisation afin de déployer les solutions adaptées.

Quels sont les avantages de l’application d’un core model dans une entreprise ?

Une entreprise qui standardise ses progiciels de gestion et ses procédures usuelles peut bénéficier de plusieurs avantages. L’adoption du core model contribue directement à augmenter la compétitivité de l’entreprise sur le marché et à améliorer ses performances générales. Mais de manière distincte, voici quelques avantages qu’une entreprise peut tirer du core model :

Efficacité accrue

En standardisant les principaux processus de l’entreprise, le core model joue un rôle primordial sur le rendement général. Il permet de réduire les redondances qui impactent négativement sur les performances. Ainsi, la standardisation de certains processus favorise un meilleur usage des ressources internes ou externes, ce qui se traduit aussi par une réduction des coûts.

Par ailleurs, lorsque les processus clé sont standardisés, on constate généralement que les employés passent moins de temps sur la gestion des tâches inutiles. Désormais, ils se concentrent prioritairement sur les processus et les tâches qui ont une réelle valeur ajoutée.

Excellente collaboration

L’intégration du core model dans un ERP conduit à l’harmonisation des données dans une entreprise. Cette harmonisation a vocation à faciliter la communication et la collaboration au sein de la société, plus précisément entre les départements et entre les employés.

En adoptant les mêmes méthodes de travail, les équipes peuvent donc collaborer facilement et résoudre les problèmes qu’elles rencontrent avec efficacité.

Une flexibilité accrue

Lorsque votre core model est bien conçu, vous vous adaptez rapidement aux différents changements et aux variations du marché. Vous pouvez alors facilement saisir les nouvelles opportunités qu’offre le marché. En suivant des processus standardisés et parfaitement compréhensibles, vous pourrez aussi introduire des technologies nouvelles à coûts réduits. Par ailleurs, on peut, grâce à une meilleure réorganisation des équipes, répondre plus aisément aux besoins changeants.

Assurer une meilleure qualité des services et des produits de l’entreprise

En intégrant le core model à votre entreprise, vous garantirez une meilleure qualité de vos services et de vos produits. En plus, quelle que soit la période, vos services et vos produits seront toujours de bonne qualité. C’est un critère qui peut contribuer à améliorer la réputation de votre entreprise, convertir rapidement les prospects et fidéliser la clientèle.

Un management simplifié

En centralisant la gestion des activités quotidiennes et des données dans un système ERP, les dirigeants peuvent mieux observer les performances générales de leurs entreprises. Ils peuvent alors prendre les décisions essentielles de façon éclairée afin d’augmenter le chiffre d’affaires de l’entreprise. Par ailleurs, le core model favorise le respect des normes dans une industrie et la conformité aux règlements.

Comment mettre en place une approche core model dans une entreprise ?

Il faut dire qu’appliquer un modèle standard dans une entreprise peut paraître un peu complexe. Cependant, lorsqu’on suit quelques étapes clé, il devient plus facile d’intégrer efficacement cette approche à une ERP ainsi qu’à des processus en entreprise. Voici donc quelques étapes essentielles à respecter pour standardiser votre ERP et vos process :

Identifier tous les processus clé

L’implémentation du core model nécessite dans un premier temps, l’identification de tous les processus importants de l’entreprise. Vous devez donc faire un inventaire précis des processus essentiels et de ceux qui sont moins importants. Dans une entreprise, les processus essentiels sont généralement liés à :

• Gestion RH (Ressources Humaines),
• Production,
• Collecte de données,
• Logistique,
• Finance,
• Marketing.

Vous devez donc identifier clairement les opérations relatives à chacun de ces secteurs. L’objectif ici, c’est d’identifier avec précision les activités qui ont un grand impact sur le succès de l’entreprise.

Étudier les processus

Après l’identification des processus clé de votre entreprise, l’étape suivante consiste à les analyser afin de mieux comprendre leur mode de fonctionnement. L’analyse des processus suggère que vous cartographiez les flux de travail et que vous repériez les goulets d’étranglement. Cette analyse vous permettra aussi de déterminer avec précision les secteurs ou les opérations qui nécessitent des améliorations.

Préciser le core model

En tenant compte des résultats issus de l’analyse des processus, vous pouvez déjà élaborer un core model applicable à votre société. Ce dernier pourra vous servir de base pour la standardisation de votre ERP et de vos process. Assurez-vous cependant que le modèle à utiliser décrive clairement la manière dont les processus essentiels doivent fonctionner. C’est ce qui permettra de minimiser les inefficacités et d’optimiser l’efficacité du core model adopté.

Transposer le core model

Pour assurer une gestion centralisée et surtout cohérente de tous les processus clé identifiés, vous devez implémenter le core model. Vous aurez pour cela, besoin de :

• modifier l’infrastructure informatique de votre entreprise,
• former les employés de la société,
• communiquer clairement sur la transition en cours.

Sans ces mesures, l’implémentation de votre core model peut ne pas avoir l’effet positif escompté.

Suivre et améliorer continuellement le core model

Après avoir déployé votre nouveau modèle, vous devez l’évaluer régulièrement. Cette évaluation a pour objectif de vous assurer de l’efficacité de la nouvelle approche adoptée. Pour ce faire, il est utile de suivre les résultats obtenus et d’essayer d’optimiser votre modèle.

Il existe différentes manières d’améliorer un core model. Vous pouvez dans un premier temps, en fonction de vos résultats, changer les technologies que vous utilisez dans votre entreprise. Vous pouvez aussi, si cela s’avère nécessaire, intensifier la formation des employés dans l’optique de maximiser leurs performances ainsi que celles de votre entreprise.

Application du core model à une stratégie RH

Le core model peut s’appliquer à n’importe quel secteur dans une entreprise, même à celui de la gestion des ressources humaines. Appliqué au RH, il permet d’optimiser l’efficacité de tout le personnel de l’entreprise. Voici comment vous pouvez intégrer le core model à votre stratégie RH.

Standardiser tous les processus RH

Commencez par identifier les processus clé relatifs à la gestion des ressources humaines de la société. Dans la plupart des entreprises, il y a généralement les processus RH ci-après :

• la formation,
• le recrutement,
• la gestion des différents talents,
• l’évaluation des équipes.

Pour chacun de ces processus, élaborez un core model. Définissez de meilleures pratiques et déterminez de nouvelles procédures standardisées.

Incorporer le core model à un système d’Information des Ressources Humaines

En implémentant votre core model dans un système d’Information des Ressources Humaines, vous centralisez la gestion de vos différents processus RH. Ainsi, il en résulte une amélioration de la collaboration entre les employés et les équipes RH. Par ailleurs, l’intégration du core model dans un SIRH vous permettra de rendre certaines tâches administratives automatiques.

Formation des collaborateurs

Chaque modification procédurale de votre stratégie RH doit être parfaitement comprise par toutes les parties concernées. Alors, lorsque vous intégrez le core model, assurez-vous que tous vos collaborateurs l’intègrent aussi et qu’ils comprennent les tâches qui leur incombent. Vous devez donc les former continuellement sur les nouvelles modifications apportées.

Etudier et suivre les performances

Il existe quelques méthodes qui peuvent vous aider à étudier l’efficacité de votre core model RH. Mais le meilleur moyen pour le faire, c’est sans doute de se fier aux KPIs. Les indicateurs clé de performance vous permettront de surveiller constamment l’évolution des processus d’intégration ou de mise en application du core model.

Quelques outils importants pour mettre en œuvre un core model

L’adoption et la gestion efficaces du core model en entreprise ne peuvent pas se faire sans une bonne méthodologie. Mais quelle que soit la méthodologie que vous utiliserez, vous devez disposer des bons outils de gestion.

Un système ERP

Les systèmes ERP sont des progiciels intégrés permettant de gérer de façon automatique certains process métiers comme la logistique, la production, la vente et la finance. Sans un système ERP, la procédure de standardisation des procédures sera complexe.

Un CRM

Le CRM est un ensemble de logiciels favorisant une meilleure relation entre l’entreprise et les clients. Les logiciels CRM assurent donc à la fois le service client et le marketing. Intégrer un CRM à un core model permet d’accroître la fidélité et la satisfaction des clients. Il permet également de communiquer efficacement entre les différentes équipes de l’entreprise.

Des outils de gestion de projet

Parmi les outils de mise en œuvre du core model, il y a également des logiciels de gestion de projets fréquemment utilisés dans les entreprises. Il s’agit par exemple de Microsoft project, de Trello ou encore du logiciel Asana. Ces différentes applications facilitent la planification, la communication et le suivi des projets dans les entreprises.

Des outils de reporting

Les outils d’analyse et de reporting aident à prendre des décisions éclairées pour l’entreprise. Certains outils sont à installer directement sur les ordinateurs. D’autres par contre doivent être installés sur des sites internet afin de faciliter le suivi des performances de l’entreprise. Les outils de reporting concernés sont : Microsoft Excel, Google Analytics, Power BI, etc. Ils vous permettront d’identifier les domaines qui nécessitent une amélioration continue.

En conclusion

L’adoption du core model dans une entreprise a plusieurs avantages. Les sociétés qui veulent augmenter leur productivité et rapidement grandir doivent penser à standardiser leurs ERP et leurs processus clé. Toutefois, il est important de ne pas perdre de vue que le core model n’est qu’une stratégie de développement. Pour qu’elle soit efficace, il faut nécessairement que tous les collaborateurs de différents secteurs de l’entreprise soient suffisamment formés et informés des nouvelles mesures. Si vous ne savez pas comment mettre en place un core model dans votre société, n’hésitez pas à faire appel à une agence spécialisée. L’agence ou un professionnel qualifié pourra vous accompagner dans votre transition.