Comment organiser un webinaire et le réussir ?

Les séminaires qui se déroulent à l’autre bout du monde ne sont plus d’actualité. Avec l’évolution des technologies et les nombreuses restrictions dues à la pandémie de Covid-19, l’heure est au webinaire. Les conférences se digitalisent et la majorité des spécialistes en marketing s’accordent à dire qu’il s’agit d’un des leviers les plus efficaces pour générer des prospects qualifiés. Comment alors s’organiser pour mieux profiter des avantages de cet outil de communication ? Ci-après quelques conseils !

Qu’entend-on par webinaire ?

Pour bien organiser un webinaire, il faut savoir avant tout de quoi il s’agit vraiment. Le terme webinaire est une abréviation des mots « web » et « séminaire ». Il peut ainsi être assimilé à une conférence en ligne. Mais à la différence de la webconférence, le webinar vous permet de partager vos connaissances et d’apprendre de nouvelles choses sans quitter votre bureau ou encore votre domicile. Aussi, il s’agit d’une approche qui permet d’atteindre un plus large public qui est aussi plus investi. En effet, les auditeurs et les participants à un webinaire sont toutes des personnes concernées d’un point de vue professionnel ou personnel.

En plus d’éliminer les contraintes relatives au déplacement, le webinaire favorise aussi la collaboration des divers acteurs. Il permet aussi de se former, de produire un document ou de nouvelles connaissances en collaboration et de mettre en réseau les acteurs concernés.

Quels avantages à l’utiliser ?

Opter pour le webinaire est bénéfique aussi bien pour les auditeurs que pour le conférencier. Outre le fait de résoudre les problèmes liés à la présence physique des participants, il permet :

Une économie de temps et d’argent

Donner une conférence depuis chez vous ou depuis votre bureau vous facilite grandement la tâche. Vous n’aurez pas à vous inquiéter de votre déplacement et de celui de toute l’audience. Il en est de même pour les divers frais qui y sont liés.

Une audience plus large

Avec un webinaire, vous n’aurez pas à vous soucier de la taille de la salle de conférence. De ce fait, vous pourrez inviter le maximum de participants possible. Ces derniers peuvent provenir de n’importe quel pays.

Un suivi plus poussé et plus facile des inscriptions

Grâce à un webinaire, vous pourrez facilement suivre et gérer les inscriptions. Vous pouvez même envoyer vos invitations en tout temps.

Une logistique plus simple

Puisque vous n’aurez pas à accueillir physiquement vos invités, la logistique sera simplifiée. Par exemple, vous n’aurez pas à louer une salle, ni un vidéoprojecteur, ni même à un engager du personnel pour gérer l’accueil. Il en est de même pour le traiteur.

Plus d’interactivité

Le webinaire permet aussi d’instaurer une relation de proximité entre les auditeurs et les conférenciers. Cela est permis par le système de chat ou de commentaires qui facilite la communication en direct.

Le webinaire dans un contexte B2B

Dans un contexte B2B, le webinaire est un levier marketing performant. Cette méthode de communication permet de s’adresser de manière rapide à un public cible sur des sujets personnalisés. Pour le conférencier, il s’agit d’un excellent moyen pour augmenter la visibilité de son entreprise tout en permettant d’asseoir sa notoriété.

Par où commencer pour préparer un webinaire ?

Vous projetez d’organiser un webinaire prochainement, mais ne savez pas par quoi ni par où commencer ? Vous savez seulement que vous comptez sur ce webinar pour développer vos ventes et vos conversions ? Sachez alors qu’il vous faut bien préparer votre session et bien la structurer.

En premier lieu, il faudra bien cerner le sujet du webinaire que vous envisagez d’organiser. Pour assurer la performance de la communication, il faut choisir un sujet proche de vos potentielles cibles et des problématiques auxquels elles font face au quotidien. En d’autres termes, il faut un sujet pertinent qui soit en lien avec un manque ressenti au quotidien par vos auditeurs.

Pour mieux préparer un webinaire, il est aussi nécessaire de déterminer et d’apporter des solutions concrètes aux problématiques rencontrées par vos cibles. Par la même occasion, vous devez aussi vous préparer aux éventuelles questions des participants en les anticipant pour pouvoir les tourner à votre avantage.

Ensuite, vous devez vous assurer de la fiabilité de votre matériel technique. Cela vous évite les problèmes relatifs au direct. Il faut également bien choisir la solution via laquelle vous allez héberger votre webinaire. Vous avez par exemple le choix entre Livestorm, Zoom et GoToWebinar.

Comment le promouvoir pour attirer les prospects ?

Une fois que vous avez terminé la préparation de votre webinar, il vous faut mettre en place un plan de communication qui vous permettra de faire la promotion de votre webinar. Cette promotion s’effectue avant et après la conférence.

Pour attirer le maximum de prospect, il faut débuter votre promotion plusieurs jours ou plusieurs semaines avant la session. Cela permet à votre cible de se libérer et d’être disponible le jour de conférence. Pour que la promotion soit efficace, il est judicieux de passer par divers canaux tel le web (votre site internet), les newsletters, l’e-mail, les réseaux sociaux, les communiqués de presse, …Pour votre site web, misez sur une page d’atterrissage attractive (landing page) qui incite à l’inscription.

Une fois que votre webinaire est terminé, il est nécessaire d’optimiser l’engagement des participants en commençant par un remerciement. N’hésitez pas non plus de leur envoyer par exemple des documents supplémentaires relatifs au thème abordé ou encore une synthèse du webinaire (slides). Enfin, vous pouvez aussi demander leurs avis par rapport à votre intervention.

Comment se déroule le webinaire ?

Afin de réussir votre webinaire, et pour qu’il soit efficace, il faut avant tout bien définir sa durée. Par ailleurs, vous devez préciser à l’avance son format. Il peut contenir par exemple une présentation individuelle, une interview ou encore une conférence avec plusieurs animateurs et une séance de questions/réponses.

Quel que soit son format, il vous faut toujours bien animer votre webinaire. Pour garder l’attention de votre audience, vous pouvez par exemple prévoir des passages interactifs, un storytelling ou varier les visuels utilisés.

A la fin de la conférence, il est toujours de rigueur de faire participer vos invités. Vous pouvez par exemple les inviter à mettre en pratique les connaissances que vous leur avez transmises durant toute la séance.