Agence web, comment s’organiser en télétravail avec la crise sanitaire qui s’enracine ?

Avec la crise sanitaire relative au Covid-19 et des dispositions prises par les responsables du gouvernement pour limiter la propagation de la pandémie, le télétravail est de mise. Même si certains métiers ne permettent pas de travailler à distance, le domaine de l’informatique se prête bien à cette nouvelle manière de travailler. Pour une agence web, même si la majorité, voire toutes les tâches peuvent se faire à distance, il faut une bonne organisation pour mener à bien toutes les missions. Trouvez ci-après quelques bonnes pratiques et conseil pour mieux s’organiser

Une agence web peut-elle bien fonctionner en télétravail ?

Avant même de vous questionner par rapport au fait de s’organiser en télétravail, vous vous demandez sûrement si votre travail en tant qu’agence web peut se faire à distance. Comme tous les métiers du web, vous pouvez facilement basculer en télétravail pour continuer à travailler même si la crise sanitaire s’accentue. Effectivement, toutes les tâches et les missions qu’exige votre métier peuvent se faire n’importe où dans la mesure où vous avez une connexion Internet.

D’ailleurs, en tant qu’agence web, vous avez sûrement un client qui n’est pas implanté dans la même ville que vos bureaux. Ainsi, il suffit juste de bien s’organiser avec vos équipes pour mener à bien votre travail. En effet, l’organisation est le plus grand défi pour une agence web qui bascule en télétravail.

Les bonnes pratiques pour manager son équipe à distance

L’organisation en télétravail d’une agence web dépend avant tout de la façon dont vous managez votre équipe. Au sein d’un local, le management de votre équipe peut ne plus avoir aucun secret pour vous, mais lorsque chacun de vos collègues se retrouve chez eux, il vous faut adopter une toute autre manière de les manager. Coordination et organisation sont les maîtres-mots pour bien manager votre équipe en télétravail. Ci-après quelques bonnes pratiques qui vous aideront à mieux vous organiser.

Miser sur une charte de travail

Au sein de votre agence web, le travail doit toujours être normalisé et uniformisé, même s’il se fait à distance. Cela assure une cohésion par rapport à la mission. Pour ce faire, vous devez tout simplement rédiger une charte qui contient les règles basiques à suivre. Elle peut contenir des précisions sur les outils que vos collaborateurs doivent utiliser, les heures de connexion ou encore les jours de réunion. En adoptant ce type de document, vous et votre équipe seront sur la même longueur d’onde.

Rester en contact de manière régulière

Puisqu’au sein d’une agence web, la mission est généralement collective, vous devez vous organiser de manière à rester en contact de manière permanente. Il revient au coordinateur de prendre des nouvelles sur l’avancée du travail de chaque membre de l’équipe.

Pour garder le contact en télétravail, vous pouvez utiliser des outils de communication d’équipe à l’instar de Slack ou de Skype.

A part cela, vous devez également développer l’interdépendance au sein de votre équipe puisque certaines missions dépendent des compétences de tout le monde. Pour cela, vous pouvez créer des groupes de travail selon un thème ou selon une mission. Une autre manière de mieux s’organiser en travaillant à distance est aussi l’entretien d’un sentiment d’appartenance. Vous pouvez par exemple créer un tchat général où tous vos collaborateurs peuvent dialoguer, échanger, et même plaisanter. Enfin, il ne faut pas oublier d’organiser des points hebdomadaires pour faire le point sur l’avancée de vos projets.

Les outils pour mieux s’organiser en télétravail

L’organisation en télétravail d’une agence web nécessite l’usage de certains outils de gestion. Ces derniers peuvent s’adapter à divers types d’activité tout en optimisant le travail en équipe. Parmi les plus efficaces et les plus populaires durant le confinement, vous avez :

• Trello – il s’agit d’un outil de gestion de projet en ligne vous permettant d’organiser tous vos projets grâce à l’ajout de cartes représentant les tâches. Ces cartes sont ensuite assignables à des utilisateurs (vos collaborateurs) et traduiront leur avancement. Facile à employer, Trello est l’outil idéal pour être le plus organisé possible.
• Toggl Plan – il s’agit d’un calendrier d’équipe qui permettra une meilleure organisation du travail au sein de votre agence. Toggl donne un aperçu visuel de quelle personne effectue quelle tâche. Il aide à mieux s’informer sur le projet en cours tout en permettant une programmation des autres tâches et missions.
• Asana – cet outil est un gestionnaire de communication d’équipe. Asana peut prendre en charge diverses fonctionnalités comme les notes, les commentaires, les espaces de travail ou encore l’organisation des mises à jour de toutes les informations en temps réel.

En vous appropriant ces outils, vous pourrez facilement vous organiser en télétravail au sein de votre agence web.

Etre toujours joignable et disponible, la clé de la réussite du télétravail

Outre le contact permanent entre les membres de vos équipes, il est aussi primordial de bien organiser le contact avec vos clients et partenaires. Pour cela, vous devez vous assurer que votre agence web soit toujours disponible et joignable par tous les moyens (téléphone, par mail ou encore par formulaire de contact). Vous pouvez également aviser vos partenaires de votre disponibilité sur les réseaux sociaux (comme Facebook Messenger).

Bien évidemment, vous pouvez aussi assurer les rendez-vous déjà maintenus par téléphone ou par visioconférence selon les nécessités. En d’autres termes, vous devez toujours garantir la continuité de vos services et des échanges qui ont déjà été entamés avant le basculement vers le télétravail.

Les difficultés relatives au télétravail et leur résolution

L’une des plus grandes difficultés à part l’organisation pour un basculement vers le télétravail du fait de la crise sanitaire est le sentiment d’isolement. En effet, vous ne serez plus dans le même bureau que vos collaborateurs et vous vous sentirez seul très rapidement. D’où l’intérêt de la mise en place du groupe de tchat.

Une autre difficulté est aussi la communication non-verbale. En effet, vous ne pourrez pas percevoir l’état d’esprit ou les sentiments de vos collaborateurs et de vos partenaires via une discussion à l’écrit. Vous pouvez résoudre ce problème par le recours à la visioconférence par exemple.

Maintenant, vous avez toutes les cartes en main pour mieux vous organiser tout en travaillant à distance durant la pandémie.