Le time tracking : qu’est-ce que c’est et comment l’utiliser pour booster votre productivité ?

La gestion du temps a toujours été essentielle pour faire face aux exigences du marché en termes de productivité. Aujourd’hui, vous avez la possibilité de maximiser cette compétence grâce au time tracking. Il s’agit d’une technique utile, essentielle pour toute personne désireuse d’accroître son rendement. Pour booster votre productivité, faites sa connaissance à travers cet article complet.

Le time tracking qu’est-ce que c’est ?

Encore appelé suivi du temps, le time tracking représente un processus de mesure et d’organisation du temps. Il permet de recueillir et d’estimer le temps que vous passez sur vos différentes activités au cours d’une journée. Il sert donc à mieux cerner l’emploi que vous faites de votre temps afin de pouvoir l’optimiser. Une façon pratique de booster votre productivité et votre efficacité, notamment dans le milieu digital.

Dans une entreprise, le time tracking sert au suivi de l’activité des employés. Cela implique la durée qu’ils consacrent aux tâches qui leur sont assignées ainsi que leurs heures d’arrivée et de départ. Il englobe aussi les périodes de congés, d’absences, de vacances ou même d’arrêts maladie. Ce traçage vise à mesurer la performance individuelle de chaque employé afin d’assurer le bon fonctionnement de l’entreprise.

Au quotidien, que vous soyez un professionnel ou non, le suivi du temps peut également intervenir dans la gestion de votre emploi du temps. Il peut s’appliquer à vos recherches, vos formations et même à vos loisirs. Dans tous ces cas, sa finalité principale reste la gestion optimale du temps.

Quel est le rôle du time tracking ?

Vous l’aurez compris, le time tracking sert avant tout à mieux organiser votre temps. Il vous permet de mieux le répartir, en vous offrant une vision précise de son exploitation. Vous pouvez donc y recourir pour la gestion de vos projets et pour l’amélioration de votre productivité. Il intervient aussi bien au plan personnel qu’au plan professionnel et sert d’ailleurs à trouver un équilibre entre les deux.

Le rôle du time tracking au plan personnel

Au plan personnel, le time tracking vous permet de répertorier vos habitudes. Il facilite l’identification des activités productives, des moments de procrastination ou d’autres pertes de temps. Pour exemple, prenons notre activité en ligne. Très souvent, notre utilisation des réseaux sociaux s’avère plus longue que prévu. À un certain point, elle devient même néfaste et perd tout intérêt pratique.

Grâce au time tracking, vous obtenez une perception concrète de ce temps. Cela s’applique à toute forme d’habitudes pratiques ou vainement chronophages. Une fois vos habitudes personnelles déterminées, le time tracking participe à la réorientation des heures. Il vous aide à vous concentrer sur le plus important en passant plus de temps sur les activités enrichissantes.

Le rôle du time tracking au plan professionnel

Le rôle du time tracking au plan professionnel est encore plus important. En effet, le suivi du temps s’applique aussi aux périodes où l’on est le plus productif. Cela correspond aux moments où vous êtes le plus investi dans votre travail. Avec le time tracking, vous avez la possibilité de les distinguer et de les réserver aux tâches les plus importantes. Cette planification, en plus de booster votre productivité, rend votre travail plus efficace et plus qualitatif.

La gestion de projet et l’analyse des performances

En matière de gestion de projet, le time tracking offre un suivi concret de chaque étape. Il permet de planifier des tâches et de se fixer des délais. Il assure également la réalisation des objectifs dans le temps imparti. Ses données tangibles permettent d’évaluer les performances aussi bien individuelles que collectives. De fait, il vous aide à prendre les décisions qui s’imposent pour la bonne marche du projet à travers l’amélioration du processus de travail.

L’établissement de factures précises et rentables

La détermination du temps accordé à chaque projet vous permet d’améliorer vos facturations. Puisque vous connaissez désormais le temps que coûtent vos prestations, vous êtes en mesure d’établir vos factures selon celui-ci. Ce qui vous garantit des facturations précises, transparentes pour vos clients et surtout plus rentables pour vous.

Comment utiliser le time tracking pour booster votre productivité ?

L’utilisation du time tracking nécessite l’utilisation d’un time tracker. C’est l’outil qui vous permettra de mesurer votre temps et de l’organiser. Il existe une variété de time tracker selon vos besoins. Pour booster votre productivité grâce au time tracking voici comment vous devez procéder.

Choisissez un time tracker adapté

Il peut s’agir d’une application, d’un logiciel ou d’une feuille de suivi. L’essentiel, c’est que votre time tracker puisse efficacement répondre à vos besoins. C’est-à-dire, vous offrir un time tracking qui vous permet de booster votre productivité. Pour ce faire, voici les critères que vous devrez prendre en compte.

Les fonctionnalités

Votre outil doit disposer des fonctionnalités dont vous avez besoin. Certaines applications sont simples et se concentrent uniquement sur le suivi du temps. D’autres, plus sophistiquées, fournissent des rapports détaillés. Ils sont capables de vous avertir en cas de dépassement de délais ou de surcharge de travail.

La disponibilité et la commodité

Afin de pouvoir enregistrer votre temps où que vous soyez, votre outil doit être disponible pour diverses plateformes. Sinon, vous devrez utiliser plusieurs time tracker, ou vous contenter d’un outil dédié à des heures spécifiques.

En outre, vous devrez choisir un outil dont vous ne perdrez pas le temps à apprendre les différents usages. Il doit être commode pour vous aider à enregistrer votre temps sans en perdre. Enfin, votre time tracker doit pouvoir personnaliser les catégories selon vos activités pour un usage plus pratique.

Répartissez vos activités en catégorie

La création de catégories est cruciale pour une utilisation efficace du time tracking. C’est d’ailleurs pour ça que vous devez choisir un outil qui vous permette une répartition bien distincte et optimale. Les catégories les plus courantes sont :

• travail ;
• loisirs ;
• recherches ;
• et formation.

Vous pouvez également compléter la catégorie « autres » pour toutes les activités non comprises dans les catégories précédentes. Il peut s’agir des courses ou des tâches ménagères. Cependant, cette répartition n’est pas exhaustive. Retenez surtout que la répartition doit organiser vos activités selon votre emploi du temps et vos besoins.

Prenez l’habitude d’enregistrer vos activités pour booster votre productivité

La régularité et la précision sont essentielles pour obtenir des données fiables. Prenez l’habitude d’enregistrer vos activités tout au long de la journée. On recommande de le faire en temps réel ou dès que possible après avoir terminé une tâche. Vous devez enregistrer avec précision toutes vos activités, même les plus courtes.

Analysez les données recueillies

Une fois que vous avez collecté suffisamment de données, passez à l’analyse. Vous utiliserez ces informations pour :

• Déterminer les tendances : l’analyse des données sert à repérer les moments de la journée où vous êtes le plus productif. Vous pourrez ainsi planifier les tâches les plus importantes pour ces moments.
• Réduire ou supprimer les gaspillages de temps : identifiez les activités non productives ou les distractions fréquentes. Mettez au point une stratégie pour les réduire progressivement. Vous pouvez également les supprimer si vous estimez qu’elles prennent trop de place.
• Ajuster votre emploi du temps : allouez plus de temps aux activités prioritaires et optimisez votre journée de travail. C’est l’une des étapes les plus importantes pour accroître votre productivité. Vous devrez être stratégique, pointilleux et surtout résolu.
• Prendre les meilleures décisions : cela concerne notamment les processus de travail sur un projet en cours.

En suivant ces étapes et en utilisant le time tracking de manière rigoureuse, vous serez en mesure :

• d’optimiser votre gestion du temps ;
•  de booster votre productivité ;
•  et d’atteindre vos objectifs.

Vous trouverez par la même occasion l’équilibre parfait entre la vie personnelle et la vie professionnelle.

Quels sont les avantages du time tracking ?

La mise en place du time tracking offre de multiples avantages aussi bien aux travailleurs indépendants qu’aux équipes de travail. Ils deviennent de plus en plus nécessaires pour répondre aux demandes des marchés commerciaux. Voici une liste détaillée des plus importants d’entre eux.

La suppression des actions manuelles

C’est l’une des raisons pour lesquelles vous devez privilégier les time trackers automatisés. L’utilisation d’un de ces outils élimine le besoin d’effectuer manuellement la collecte de données sur les heures de travail. Cela vous offre plus de temps pour vous concentrer sur des tâches bien plus importantes.

L’obtention d’informations plus fiables pour booster votre productivité

Avec un suivi automatisé du temps, vous prenez moins le risque de commettre des erreurs en matière de collectes des données. Les informations recueillies sont fiables. Ce qui garantit une analyse précise des performances de travail.

Amélioration de la productivité

C’est là l’avantage le plus important du time tracking en milieu professionnel. Vous y parvenez en identifiant vos moments les plus productifs. Cette connaissance permet de planifier les tâches les plus exigeantes aux moments opportuns. De quoi évidemment booster votre productivité.

Gestion optimale des délais de travail pour booster votre productivité

Le suivi du temps aide à établir une liste de tâches clairement définie. Il permet de mettre en place des délais réalistes. En prenant en compte les priorités et en évitant la dispersion, vous organiserez mieux votre travail.

En outre, le time tracking est un excellent moyen de prévenir les retards potentiels ou les imprévus. Plus vous suivez les activités en temps réel, mieux, vous surveillerez l’avancement des projets. En conséquence, vous pourrez rapidement agir en cas d’obstacle.

Établissement d’une facturation précise

Pour les travailleurs indépendants, un outil de time tracking permet une facturation plus précise. Elle tient en effet compte du temps réellement consacré à chaque tâche. Cela permet également d’identifier et de retenir les projets les plus rentables.

Le suivi des objectifs

Le time tracking est idéal pour définir des objectifs de temps pour chaque tâche ou projet. Il permet de mesurer les progrès. L’avancement des objectifs peut être suivi en temps réel, ce qui favorise des ajustements appropriés.

Prise de décision éclairée

Grâce aux données du time tracking, vous pouvez identifier les projets les plus rentables. Vous pourrez aussi redéfinir, en temps réel, les tâches les plus pertinentes pour atteindre vos objectifs. Une fois de plus, cela vous permet d’allouer plus de temps aux activités ayant un impact significatif sur vos résultats.

De plus, le time tracking assure une utilisation efficiente des ressources humaines. L’analyse des performances individuelles et collectives vous permet d’équilibrer la charge de travail entre les membres de l’équipe. Vous leur évitez les surcharges de travail en plus de promouvoir une collaboration harmonieuse.

Quelques outils pratiques de time tracking

Trouver le meilleur time tracker peut parfois s’avérer ardue, vu les nombreux critères à prendre en compte. Voici de quoi vous faciliter la tâche. Une sélection de quelques outils de time tracking pour vous aider dans votre choix.

Clockify pour booster votre productivité

Clockify est l’un des meilleurs logiciels de time tracking, doté d’une version gratuite. Avec un usage simple et pratique, cette version vous offre des fonctionnalités de base telles que :

• le time tracking,
•  l’organisation par projet,
• et des rapports complets.

Vous avez également la possibilité d’y joindre des tags. La version payante est comprise entre 4,99 $ et 14,99 $ par mois. Elle vous permet d’augmenter votre nombre de champs, et d’en masquer certains en fonction des rôles attribués. Vous pourrez par ailleurs configurer des alertes pour une meilleure gestion des tâches.

Toggl pour booster votre productivité

Toggl est l’un des time tracker les plus populaires aujourd’hui, ce en raison de sa praticité. Sa version gratuite comprend, en effet, toutes les fonctionnalités basiques d’un bon outil. En plus du time tracking, vous aurez :

• la gestion des projets ;
• le suivi des clients ;
• la gestion des tâches ;
• et l’exportation des données.

Vous pourrez aussi y intégrer plus de 100 outils, notamment des timer. La version payante va de 9 $ à 18 $ par mois pour chaque utilisateur. Elle vous permet de personnaliser vos factures, de configurer des alertes et même de concevoir des templates.

Everhour pour booster votre productivité

Everhour ne dispose pas de version gratuite. Toutefois, en plus de proposer les fonctionnalités de base d’un time tracker, il dispose de nombreuses options très intéressantes :

• suivi des jours d’absence ;
• minuteur automatique ;
• et journaux de modification.

Il dispose d’une version iPhone et peut s’intégrer avec un grand nombre de logiciels de gestion de projets et même de comptabilités. Son coût mensuel est de 8,50 $ par utilisateurs, à raison de cinq utilisateurs minimum.

Vous savez maintenant tout sur les principaux aspects du time tracking. Alors, êtes-vous prêt à booster votre productivité ?