Les principales fonctionnalités d’un logiciel de facturation pour artisan
Outils fondamentaux permettant aux entreprises et aux artisans de modifier et de générer aisément leurs devis et factures, les logiciels de facturation remplacent les systèmes conventionnels de tableurs ou de facturiers papier (qui autrefois étaient parfois transmises avec des erreurs). Ces logiciels ont été conçus dans le but de garantir, automatiquement, l’édition et la conception des documents financiers comptables qui soient conformes à la loi. Les fonctionnalités innovantes de ces logiciels permettent alors aux artisans de gérer de manière complète le processus de facturation. Découvrons dans ce guide les fonctionnalités indispensables que l’on retrouve sur un logiciel de facturation pour artisan.
La génération de devis
Le devis constitue un document non comptable qui précède la facture. En effet, le devis doit comporter nécessairement certaines mentions obligatoires et doit également être rédigé de façon à être aisément compréhensible pour le client potentiel.
Grâce à sa fonctionnalité de création de devis, le logiciel de facturation vous permet d’établir des devis conformes. Après rédaction, vous avez la possibilité d’adresser directement le devis à votre interlocuteur à partir de la plateforme. Pas donc besoin de l’envoyer par mail. Les mentions obligatoires que doit contenir un devis sont :
- l’adresse et le nom des parties concernées ;
- la date à laquelle le devis a été rédigé ;
- les éventuels frais de déplacement ;
- la durée de validité de l’offre, qui habituellement est d’un délai de 3 mois, etc.
À ces diverses mentions, vous devez aussi ajouter le nom et la forme juridique de votre entreprise.
La relance du client
Pour l’accélération du paiement de vos factures et la validation de vos devis, il est essentiel d’opter pour les relances automatiques. C’est une fonctionnalité du logiciel de facturation qui favorise la relance de vos contacts, ceci dans un court délai à l’aide de scénarios personnalisés envoyés par mail. Les délais de paiement et le recouvrement de vos factures sont ainsi améliorés grâce à un dispositif d’alerte actif aux diverses étapes du processus de relance de vos clients au moment idéal.
Il s’agit fondamentalement de la relance en masse via des listes automatiques, de la planification des prochaines actions de suivi, de l’envoi d’e-mails automatiques, etc. Vous activez alors les bons leviers en relançant de manière efficace les principaux acteurs de la chaîne de traitement.
La génération de factures conformes
Pour un artisan, émettre des factures en bonne et due forme est un paramètre important pour l’évolution de son activité. Le logiciel de facturation vous facilite l’exécution de cette tâche en vous aidant à gagner du temps. Vous pouvez cliquer sur les meilleurs logiciels de facturation pour avoir plus de détails sur ce document, qui est le point de départ important à toute relation commerciale. Il transforme rapidement en facture vos devis établis préalablement. Vous devez alors bien insérer le numéro de facture et toutes les informations essentielles mentionnées sur votre devis, sans oublier les mentions légales. La facture, tout comme le devis, peut aussi être envoyée directement aux clients via le logiciel de facturation tout en prenant soin d’y faire figurer le délai de paiement.
Le suivi des opérations et du plan comptable
Le logiciel de facturation est un outil qui vous permet de suivre vos affaires tout en gardant un œil sur les encaissements des clients. Vous avez ainsi la possibilité de voir votre chiffre d’affaires encaissé, votre chiffre d’affaires facturé et les délais moyens de paiement à partir d’un tableau de bord ergonomique et clair.
Vous pouvez aussi avoir un calcul de la marge avec des fonctionnalités plus avancées. Certains logiciels hybrides disposent de fonctionnalités permettant la transformation des opérations de leur logiciel de facturation en écriture comptable ainsi que la création et l’exportation des journaux comptables.
La génération de remises
Avec un logiciel de facturation, vous avez la possibilité de gérer les codes comptables des remises. Ainsi, les remises seront comptabilisées par défaut sur un code particulier. Ensuite, en cas d’envoi d’un document qui mentionne une remise en comptabilité, il apparaîtra une ligne distincte à l’écran avec un de ces codes. En connectant votre logiciel de facturation aux logiciels existants, vous gagnerez en efficacité et en traçabilité.
En résumé, les logiciels de facturation sont des outils offrant divers avantages aux artisans dans le but de développer leur activité. L’utilisation d’un logiciel de facturation vous permet d’économiser du temps que vous pourrez consacrer à d’autres tâches.
