Le workflow : Qu’est-ce que c’est ?    

Le workflow est devenu aujourd’hui un moyen très exploité pour optimiser la productivité au sein des organisations. Il permet aux équipes marketing et autres employés de mieux réorganiser les tâches et d’être plus opérationnel. Vous ignorez encore à quoi fait recours ce concept et combien de fois vous en avez besoin au quotidien ? Voici alors un panorama sur le workflow. Vous aurez tous les détails sur ce concept qui est d’actualité dans l’univers du marketing 360.               

Le workflow : De quoi s’agit-il concrètement ?

Littéralement un workflow désigne en français un flux de travail. Techniquement, il évoque les différentes séquences par lesquelles une tâche atteint l’accomplissement. Le workflow part donc de l’identification des tâches jusqu’à la fin de leur réalisation. En clair, il s’agit de la technique choisie pour mener une tâche à l’accomplissement. En entreprise, les workflows peuvent booster vos performances et générer une explosion de vos ventes en ligne et en magasin.

Vous venez de le voir, les workflows font partie intégrante même de la vie des individus et des entreprises. Ils sont exploités depuis toujours de manière instinctive. Mais avec un monde de plus en plus numérisé et automatisé, ils prennent une place assez importante. Avec un workflow, il est facile d’optimiser une liste de tâches administratives, de mettre en place un service client efficace etc. En effet, le flux élevé de données entrantes exige l’utilisation des workflows.

Quels sont les différents types de workflows à connaître ?

Pour mener à bien l’organisation des tâches en interne, plusieurs types de workflows peuvent être utiles. Voici donc quelques-uns que vous devez connaître pour rendre vos équipes plus efficaces. 

La méthode agile et scrum

Dans plusieurs PME, le marketing agile est une méthodologie de travail très utilisée. Elle est essentiellement caractérisée par le workflow agile et scrum. Il s’agit d’une méthode de travail qui consiste à :

• structurer les grands travaux d’un projet en petites tâches facilement réalisables ;
• échelonner les petites tâches réalisables sur des intervalles de temps réduits d’une à deux semaines appelés sprints ;
• mettre toutes les cartes de tâches dans une zone d’attente dénommée Backlog.

Dans la pratique, le workflow agile et scrum consiste à faire passer les tâches du Backlog à la case des sprints actuels. Cela vous permet de ce fait, de réaliser chaque tâche dans le délai imparti. Dès qu’un sprint est achevé, les résultats sont enregistrés et examinés par l’équipe par rapport aux objectifs. Cela permet ainsi d’épuiser toutes activités prévues dans le cadre d’un projet et surtout d’avoir les livrables dans les meilleurs délais.  

Le workflow de transfert de tâches

Le workflow de transfert de tâches est une autre méthode très couramment utilisée en entreprise. Elle est efficace et permet d’avoir de la fluidité dans la réalisation des projets. Dans la pratique, ce workflow collaboratif consiste à transférer une tâche de travail lorsqu’on a fini de réaliser sa part. Autrement dit, lorsque vous avez un projet sur lequel chaque membre doit intervenir, vous passez la main dès que vous achevez votre partie.

Ce type de workflow est utile dans les travaux à la chaîne ou dans les conceptions de site web. Vous pouvez l’utiliser dans :

• la proposition de contenus pour les blogs et sites internet ;
• la conception et refonte de site web ;
• la réparation d’instruments ou autres accessoires.

En outre, le workflow de transfert de tâches est très pratique même pour les travaux artistiques ou manuels. Plusieurs outils existent aujourd’hui pour faciliter la mise en œuvre de cette méthode de travail. Le plus important dans cette méthode, c’est de vous assurer que vos collaborateurs sont au même niveau d’information.

Le workflow des demandes entrantes

Le workflow des demandes entrantes concerne essentiellement les tâches qui doivent être exécutées au fur et à mesure qu’elles entrent. C’est la méthode recommandée par exemple pour la gestion des commandes dans une entreprise de e-commerce. Au fur et à mesure que les clients font leurs demandes, celles-ci arrivent sur une seule et même interface. Il revient à celui qui gère les données CRM de faire le dispatching selon la demande du client.

Ainsi, une catégorisation est faite et les tâches envoyées à celui qui doit les réaliser. Ce type de workflow est utile pour :

• la gestion de l’e-mailing d’une entreprise ;
• la génération des leads ;
• la gestion des données clients ;
• traiter les différentes demandes venant des autres départements de l’entreprise ;
• gérer les tickets entrants etc.

Il existe également d’autres workflows qui facilitent la réalisation des travaux en entreprise. Partagez-les vôtres dans les commentaires.