Workflows marketing : comment les construire et les optimiser ?

La mise en place des campagnes marketing requiert une minutieuse coordination et un suivi méticuleux. Cependant, sans cadre structuré, ces efforts peuvent se heurter à des erreurs humaines et aboutir à une expérience client incohérente. C’est l’un des problèmes essentiels que les workflows marketing viennent résoudre. Découvrez à travers cet article comment vous pouvez les construire et les intégrer à votre stratégie.

Comprendre les workflows marketing 

Un workflow marketing est une série de tâches ou d’étapes prédéfinies qui guident les diverses étapes d’une campagne marketing. C’est un processus structuré visant à automatiser la planification, l’exécution et le suivi des actions menées dans le cadre de cette campagne.

Intégrés au marketing automation, les workflows marketing modernes comportent des éléments d’automatisation qui permettent aux équipes de programmer des actions. Parfois, ces actions se déclenchent en réponse à des actions de clients et de prospects.

Les workflows marketing sont donc utilisés pour gérer :

• des évènements ;
• des campagnes d’e-mailing ;
• des lancements de produits ;
• ou des promotions sur les réseaux sociaux.

Ils améliorent la coordination, l’efficacité et l’impact des campagnes marketing, en s’appuyant sur des processus automatisés et une collaboration structurée.

Quelle est l’importance des workflows marketing ?

Les workflows marketing présentent plusieurs avantages pour votre stratégie en plus de favoriser la collaboration de vos équipes. Voici quelques raisons pour lesquelles ils sont importants en entreprise.

L’alignement de l’équipe

Comme évoqué plus haut, les workflows marketing garantissent l’alignement de tous les membres de l’équipe. En effet, avec un processus bien défini, les tâches peuvent être attribuées et suivies efficacement. Cela réduit les risques de confusion et augmente la productivité.

Un workflow clair permet également aux membres de l’équipe de comprendre précisément leurs rôles et responsabilités. Il promeut ainsi une coopération saine et productive au sein de l’équipe, ce qui garantit un alignement optimal. De plus, un workflow marketing fournit un cadre pour les retours et les itérations. Par conséquent, il permet aux équipes d’améliorer continuellement leurs stratégies et tactiques.

Automatisation des tâches répétitives avec les workflows marketing

Les workflows marketing permettent d’automatiser une multitude de tâches répétitives, telles que l’envoi d’e-mails, la gestion des leads, et la mise à jour des bases de données. Cela libère donc du temps pour les équipes marketing. Une fois ces tâches automatisées, elles pourront alors se concentrer sur des initiatives stratégiques qui nécessitent une réflexion créative. En outre, l’automatisation réduit les erreurs humaines et assure une exécution plus rapide et plus précise des tâches.

Personnalisation de l’expérience client

Grâce à des techniques de segmentation et d’automatisation, les workflows permettent de créer et d’envoyer des messages. Ceux-ci sont basés sur le comportement, les préférences et les caractéristiques démographiques des clients.

En effet, les données de navigation, les achats antérieurs et les interactions sur les réseaux sociaux fournissent des informations importantes aux équipes marketing. À partir de cela, elles peuvent élaborer des communications sur mesure qui répondent précisément aux besoins et attentes des clients.

Amélioration des taux de conversion avec les workflows marketing

Les workflows marketing participent également à l’amélioration des taux de conversion. Ils permettent d’orienter les prospects à travers chaque étape de leur parcours d’achat avec des messages adaptés à leurs besoins et comportements. À travers des informations opportunes, les workflows aident aussi à surmonter les objections, à nourrir l’intérêt, et à inciter à l’action au moment le plus propice.

En conséquence, les prospects sont plus susceptibles de prendre de meilleures décisions d’achat. De plus, des interactions continues et personnalisées permettent de :

• renforcer la fidélisation des clients ;
• encourager les achats répétés
• et augmenter la valeur à vie du client.

Ce qui évidemment participera à l’amélioration du taux de conversion.

Suivi et analyse des performances

Puisqu’ils intègrent toutes les phases d’une campagne, les workflows marketing permettent de suivre et d’analyser une variété d’indicateurs de performance. Cela implique le taux d’ouverture des e-mails, le taux de clics, le taux de conversion, et bien d’autres. Cette capacité de suivi et d’analyse fournit des insights pratiques sur l’efficacité des campagnes marketing. Grâce à ces données en temps réel, les marketeurs peuvent ajuster et optimiser leurs stratégies de manière continue.

Cohérence dans la communication

Les workflows marketing garantissent que chaque interaction avec les clients est cohérente et alignée sur les objectifs et les valeurs de la marque. Ils maintiennent une cohérence qui renforce l’image de marque et établit une expérience client homogène et fiable. Cette cohérence contribue également à renforcer la confiance et la fidélité des clients. Par ailleurs, une communication cohérente aide à éviter les messages contradictoires ou confus.

Agilité stratégique avec les workflows marketing

Vous bénéficiez d’une plus grande agilité et d’une meilleure flexibilité avec un workflow marketing. Votre équipe pourra créer une base solide de tâches et de processus pour garantir un travail de qualité. Cela vous permet de vous adapter plus rapidement aux changements. C’est aussi un moyen sûr de mettre à profit de nouvelles opportunités sans compromettre la qualité de votre travail.

Bien élaborés, les workflows marketing vous assurent un travail d’équipe transparent. Ils éliminent de fait les goulets d’étranglement en plus d’améliorer la productivité. Ainsi, les workflows marketing rendront votre équipe plus agile dans ses réponses aux exigences toujours changeantes du marché.

Optimisation des ressources

Avec l’automatisation des tâches et à amélioration de l’efficacité des équipes, les workflows marketing permettent une meilleure allocation des ressources. Cela signifie que le temps et les efforts peuvent être redirigés vers des initiatives à forte valeur ajoutée, telles que :

• la création de contenu ;
• l’élaboration de stratégies de campagne ;
• et l’analyse des données clients.

De fait, les équipes marketing peuvent non seulement améliorer leur productivité, mais aussi obtenir des résultats commerciaux supérieurs. Ainsi, ils contribuent plus efficacement à la croissance de l’entreprise.

Comment construire ses workflows marketing ?

Pour créer vos workflows, vous devez prendre en compte les efforts marketing de l’équipe et les responsabilités individuelles qu’ils impliquent. Cette construction repose sur tous les éléments qui garantissent la réalisation des objectifs commerciaux de l’entreprise. Vous pouvez procéder en 8 étapes que voici.

Définir l’objectif de vos workflows marketing

Pour élaborer un scénario pertinent et performant, vous devez définir l’objectif de votre workflow marketing. Il varie selon vos besoins. Peu importe le but visé, il est indispensable de l’établir au préalable. Vous devez ensuite le garder à l’esprit tout au long de la création de votre workflow. Pour une gestion optimale, il est conseillé de concevoir un workflow distinct pour chaque objectif. Cela vous permet d’assurer une cohérence et de faciliter l’évaluation des résultats.

Définir la cible de votre workflow

Les workflows marketing peuvent servir à différents usages. Certains visent à automatiser les processus internes, tandis que d’autres ciblent directement vos contacts. Lorsqu’un workflow est destiné à vos contacts, il est essentiel de déterminer précisément les personnes que vous souhaitez atteindre. Par conséquent, vous devez effectuer une segmentation. Définissez le profil des contacts visés, avec pour but de délivrer le contenu adéquat au bon moment.

Pour identifier les contacts les plus pertinents, utilisez des critères de segmentation démographiques et comportementaux. Les critères démographiques peuvent inclure :

• la fonction professionnelle ;
• la taille et le secteur de l’entreprise ;
• la localisation géographique ;
• et les catégories de contacts.

Les critères comportementaux, quant à eux, englobent :

• la visite de vos pages web ;
• l’ouverture de vos emails marketing ;
• et le téléchargement de vos contenus.

Avec certains outils comme HubSpot, il est possible de créer des listes intelligentes pour une segmentation dynamique de votre base de contacts.

Déterminer les déclencheurs de votre workflow

Après avoir défini l’objectif et les contacts ciblés, il est temps de choisir les déclencheurs appropriés pour votre workflow. Les outils de marketing automation offrent divers types de déclencheurs. Par exemple, HubSpot propose une gamme variée de déclencheurs permettant une grande précision dans le ciblage de vos contacts.

Identifier les actions à inclure dans le workflow

Identifiez ensuite les différentes actions à intégrer dans votre workflow. Ces actions peuvent inclure :

• des branches conditionnelles ;
• la création de propriétés pour vos contacts ;
• et la création de tâches dans votre CRM.

Elles varient selon l’outil de marketing automation utilisé. Le choix des actions doit être aligné sur le contexte et l’objectif de votre workflow. Il est également conseillé de personnaliser au maximum les communications envoyées à vos contacts. Utilisez leur prénom, leur nom ou encore le nom de leur entreprise, afin d’augmenter l’intérêt et l’engagement.

Définir la durée du workflow

La durée de votre workflow dépend du contexte spécifique et du public ciblé. Pour déterminer une durée appropriée, posez-vous les questions suivantes : combien de temps votre contact aura-t-il besoin pour assimiler les informations fournies avant de recevoir des contenus supplémentaires ? À ce stade, les contacts sont-ils prêts à atteindre l’objectif du workflow ? Ces questions vous aideront à définir la fréquence et la durée les plus adaptées. Il est essentiel de tester, analyser et optimiser votre workflow une fois en place pour trouver la configuration la plus efficace.

Paramétrer le workflow

Certains logiciels de marketing automation permettent de configurer les horaires d’exécution de votre workflow. Vous pouvez choisir si vous souhaitez que le workflow se déroule tous les jours, à des heures spécifiques ou durant des jours précis. Il peut être judicieux de suspendre le workflow à certaines heures ou jours. Cela vous permet d’éviter de surcharger vos contacts pendant leurs périodes de repos.

Il est également important de déterminer les conditions de désinscription d’un contact du workflow. Par exemple, si un contact devient client pendant qu’il est inclus dans un workflow destiné à le convertir en client. Dans ce cas-là, il sera pertinent de le retirer de ce workflow pour éviter des communications inappropriées.

Tester et activer le workflow marketing

Avant d’activer vos workflows, nous vous recommandons de les tester. Cela vous permettra alors de vérifier une dernière fois vos e-mails et de vous assurer que la personnalisation fonctionne correctement. C’est aussi l’occasion de vérifier la visibilité des éléments importants et la viabilité des liens.

Analyser et optimiser

Il est rare de trouver le scénario idéal du premier coup. D’où l’importance de vérifier régulièrement, au moins une fois par mois, les résultats générés par vos workflows. Surveillez donc des indicateurs tels que : 

• le nombre de contacts inscrits dans le workflow ;
• le taux de délivrabilité des e-mails ;
• le taux d’ouverture et de clic de chaque e-mail.

L’analyse de ces données vous aidera à identifier les contenus qui captent le mieux l’attention de votre audience. Vous prendrez par ailleurs connaissance des étapes où l’engagement diminue. En fonction des résultats, ajustez vos workflows en testant différentes variables telles que :

• les délais entre les e-mails ;
• les objets des e-mails ;
• les thématiques des e-mails ;
• le contenu des e-mails ;
• et la segmentation.

L’objectif est d’optimiser vos workflows pour obtenir les scénarios les plus efficaces.

Les pratiques à observer pour la réussite de ses workflows marketing

En plus d’optimiser vos workflows marketing, il faudra observer une certaine conduite pour garantir leur bon fonctionnement à long terme. Loin d’être compliqué, il est question des comportements qu’il est recommandé d’observer pour favoriser la réussite de vos workflows.

Gardez vos workflows marketing simples

Il est facile de se sentir submergé par les nombreuses stratégies et tactiques disponibles. Toutefois, simplifier votre workflow marketing peut s’avérer bien plus efficace. Concentrez-vous sur les canaux prioritaires qui s’alignent sur vos objectifs et votre audience cible. Cela vous permet de créer un workflow plus gérable et mesurable. De plus, un processus simplifié permet davantage de flexibilité et d’adaptabilité.

Utilisez les bons outils

Surveiller et gérer vos workflows peut devenir fastidieux sans les bons outils. Ils vont de simples listes de contrôle à des logiciels de gestion de workflows marketing très pratiques. Optez toujours pour les outils qui vous faciliteront l’exécution des workflows.

Soyez ouvert au changement

Vos workflows marketing ne doivent pas être figés. De nouveaux outils, politiques, tendances et membres d’équipe peuvent nécessiter des ajustements. Il est également important d’adapter votre workflow en fonction des résultats obtenus et des forces et faiblesses identifiées. Bien que les changements fréquents puissent perturber l’équipe, les ajustements peuvent aussi améliorer vos workflows et maximiser leur efficacité.

Vous en savez maintenant un peu plus sur les workflows marketing. Comment comptez-vous donc les utiliser pour accroître le potentiel de réussite de vos campagnes ?