10 outils collaboratifs pour travailler en coworking

Depuis quelques années, les espaces de travail partagés connaissent une popularité sans pareil. De nombreuses entreprises, pour différentes raisons, n’hésitent plus à adopter le coworking. L’espace de travail partagé favorise les synergies et les échanges entre entrepreneurs et permet de faire des économies considérables. Mais, malgré les ressources logistiques et humaines dont on peut bénéficier dans un espace de coworking, il se pose parfois un problème organisationnel. Pour y remédier, certaines entreprises ont développé des outils collaboratifs qui rendent plus facile le travail collaboratif. Nous vous présentons dans ce billet 10 logiciels ou plateformes qui simplifient le travail dans les espaces de travail partagés.

Slack : une plateforme qui simplifie le coworking

Slack est une plateforme en ligne qui permet aux entreprises de créer leurs propres espaces collaboratifs. C’est sans doute l’un des meilleurs outils de coworking adopté par la communauté francophone. L’utilisation de la plateforme Slack peut s’avérer nécessaire pour plusieurs raisons. Afin de permettre à votre équipe de travailler en toute sérénité en ligne, la plateforme Slack met un certain nombre de services à votre disposition.

• Service de messagerie ;
• Fonctions de suivi de tâches ;
• Calendrier ;
• Outil d’autonomisation ;
• Outil de partage de dossiers et de fichiers.

La plateforme Slack permet aux collaborateurs d’échanger des messages en toute confidentialité. Elle utilise un chiffrement qui sécurise toutes les conversations au sein de l’espace de coworking.

Par ailleurs, le partage des fichiers volumineux par e-mail est généralement complexe dans les entreprises. Slack vous offre la possibilité d’échanger ou de transférer des fichiers volumineux et de mettre en place des flux de travail (workflows). L’utilisation de cette plateforme peut donc s’avérer très utile pour le renforcement de la cohésion de votre équipe et pour l’accroissement de sa productivité. Récemment, Slack a effectué quelques améliorations sur sa plateforme. Désormais, il est possible de signer des contrats de vente grâce à un outil commercial intégré puissant : Sales Cloud. Cet outil améliore considérablement la rapidité ainsi que l’efficacité des équipes commerciales et de marketing.

Trello : un outil collaboratif qui n’est plus à présenter

L’outil collaboratif Trello permet de rassembler tous les collaborateurs et toutes les tâches au sein d’une entreprise. C’est une plateforme simple d’utilisation qui se distingue par sa flexibilité et sa robustesse. La plateforme semble être une excellente alternative à Slack. Trello améliore la productivité des collaborateurs grâce à des outils spécifiques comme des listes, des tableaux, des cartes, etc. Les utilisateurs peuvent avoir une vue claire de l’ensemble de leurs travaux. Les administrateurs ou les CEO, eux, ont la possibilité de contrôler le niveau d’avancement et d’exécution des tâches des employés. Avec le tableau de bord Trello, on a donc la possibilité de voir qui fait quoi et les tâches restant à faire.

Les tableaux Trello sont généralement utilisés pour organiser les tâches et faire avancer le travail au sein d’un espace de coworking. Vous pouvez définir les différentes étapes d’un travail et assigner les tâches à vos collaborateurs. Vous avez aussi la possibilité, avec les listes Trello d’élaborer un flux de travail personnalisé pouvant répondre aux besoins spécifiques de votre équipe. Quant aux cartes Trello, elles contiennent l’ensemble des informations dont votre équipe a besoin pour effectuer les tâches.

De nombreuses entreprises aujourd’hui, allant des plus petites aux plus grandes, utilisent Trello pour gérer leurs projets. Dans le cadre d’un espace de coworking, vous pouvez aussi utiliser la plateforme pour organiser des réunions dynamiques, productives et plus amusantes.

Dovetail : application de gestion sécurisée des équipes en coworking

Dovetail est un logiciel qui peut vous aider à gérer tous les membres de votre espace de coworking. C’est un outil qui se distingue de ses pairs par sa flexibilité et sa simplicité d’usage. Grâce à Dovetail, vous allez pouvoir optimiser la gestion de vos employés et de vos collaborateurs. Le logiciel collaboratif vous permettra en outre de rajouter de nouveaux adhérents à votre équipe. Mais l’un des principaux avantages de Dovetail réside dans le fait qu’il permet d’analyser les données qualitatives des membres d’une équipe afin de découvrir les tendances bénéfiques et les perspectives. Par ailleurs, en termes de rendement, Dovetail se présente comme une solution de cloud très économique dans certains domaines, notamment dans celui de la recherche. L’outil est doté d’un éditeur de texte collaboratif enrichi et d’autres éléments tels que :

• étiquetage en ligne ;
• aperçus ;
• gestionnaire d’images et de fichiers ;
• analyses de sentiments.

Le logiciel Dovetail s’adresse principalement aux entreprises, aux agences et aux institutions qui doivent généralement gérer d’énormes quantités de données. Par ailleurs, tout en vous aidant à garder un œil sur votre communauté coworking, l’outil vous permet de ne rater aucune nouvelle importante.

ShareDesk Optix : un progiciel collaboratif qui viabilise vos projets

ShareDesk Optix est un logiciel collaboratif qui vous évite d’alterner entre plusieurs applications de suivi de résultats. Le logiciel ShareDesk Optix s’adresse essentiellement aux TPE et aux PME du secteur tertiaire. C’est une application spécialisée dans la géolocalisation des espaces de coworking. Si vous êtes à la recherche d’un espace de travail partagé, n’hésitez donc pas à utiliser ShareDesk Optix. Mais la géolocalisation n’est pas le seul objectif de ce logiciel. En effet, c’est un outil qui propose aussi à ses utilisateurs un module de gestion de projets et de programmes d’immobilisations. Grâce à ShareDesk Optix, les gérants d’entreprise peuvent administrer facilement les baux, assigner des tâches à des collaborateurs et gérer tous les actifs de l’entreprise.

Par ailleurs, l’application propose un module d’analyse de la durabilité environnementale. C’est un module qui peut s’avérer essentiel pour la viabilité d’un projet entrepreneurial.

Cobot : le robot collaboratif qui interagit avec les membres d’une équipe en coworking

Cobot est un outil qui tire son nom de la concentration de deux termes anglais « Collaborative » et « Robot ». On peut donc en déduire que c’est un robot collaboratif. Cobot est, dans la pratique, un outil qui met l’accent sur la collaboration en milieu professionnel. Le robot a vocation à booster la productivité dans les espaces de coworking en délestant les collaborateurs des tâches répétitives à faible valeur ajoutée. Cet outil collaboratif est capable de générer automatiquement les factures ainsi que les transferts d’argent sur compte bancaire. Pour les coworkers, Cobot permet aussi d’acheter des abonnements et de réserver les bureaux et les salles de réunions. Pour les gérants des espaces de coworking, Cobot est l’outil adéquat pour obtenir des statistiques relatives aux réservations, à la fréquentation et aux profils des membres.

Certaines grandes marques, notamment dans le secteur de l’automobile, ont adopté le logiciel Cobot. Pour ces marques, l’application rend les tâches importantes et redondantes faciles, sûres et rapides. Les employés sont plus performants et plus productifs. Par ailleurs, l’outil propose un service de contrôle des accès. Vous pouvez donc administrer les permissions et attribuer les droits d’accès en fonction du calendrier et des réservations.

Dropbox : logiciel collaboratif adopté par un grand nombre d’entreprises

Dropbox est un outil qui élimine de manière ingénieuse, les différents obstacles à la collaboration. C’est une application qui supprime toutes les distractions inhérentes au travail digital afin que les membres d’une équipe se concentrent sur ce qui compte réellement. Dropbox améliore l’autonomisation des équipes internes et externes d’une entreprise. Ces dernières pourront être plus productives, plus efficaces et plus créatives dans un environnement sécurisé et centralisé.

Avec Dropbox Business, une version avancée de Dropbox, vous pouvez stocker en toute sécurité les données de votre entreprise. Le logiciel adopte en effet une infrastructure distribuée et sécurisée dans le cloud. En outre, vous disposez de quelques outils d’administration qui garantissent la visibilité et le contrôle des données stockées. Dropbox propose aussi plusieurs modèles Paper qui vous exemptent de certaines tâches rébarbatives. Par exemple, avec les modèles Paper, vous n’aurez plus à chercher ou à recréer des anciens documents. Tout est concentré sur des modèles étiquetés. En plus, vous pouvez, comme la plupart des outils collaboratifs facilitant le travail en coworking, assigner des tâches et des dates d’échéance. Où que vous soyez sur le globe terrestre, vous pouvez valider les travaux de vos collaborateurs et gérer vos projets.

Aujourd’hui, Dropbox fait partie des outils collaboratifs les plus usités dans le monde. Plus de 500 millions de personnes l’ont déjà adopté.

Mailchimp : un outil d’email marketing très populaire

À la base, Mailchimp est la référence en matière de mailing marketing pour les PME et les TPE. Plus de 12 millions de personnes et d’entreprises l’utilisent aujourd’hui dans le monde. Mais Mailchimp ne s’utilise pas seulement pour lancer et gérer des campagnes mails personnalisées. C’est aussi un outil qui permet d’analyser les retombées d’une stratégie de marketing d’entreprise. Certains professionnels l’utilisent pour mobiliser et motiver les réseaux externes et internes des entreprises. Mailchimp offre la possibilité à des membres d’une équipe d’optimiser leur travail collaboratif. Avec ce logiciel, vous pouvez partager avec votre équipe le bilan du mois, leur parler de vos nouveaux projets et assigner individuellement les tâches.

Desktime : progiciel de gestion des délais d’exécution dans un espace de coworking

Desktime, c’est un logiciel qui peut s’avérer très utile pour surveiller le temps d’exécution des travaux dans un espace de coworking. Il s’agit d’un outil de gestion des temps particulièrement recommandé pour les métiers de Ressources Humaines. Le progiciel DeskTime est généralement utilisé dans les grandes entreprises, mais il peut tout à fait convenir aux PME et TPE.

Avez-vous ordinairement des difficultés pour suivre la productivité de vos équipes ? DeskTime est un progiciel de suivi en temps réel de la productivité. C’est une solution qui permet de suivre automatiquement et d’analyser la performance des collaborateurs. L’outil classe les applications que les équipes utilisent selon la fréquence d’utilisation. Ainsi, en fonction de ce paramètre (fréquence d’utilisation), vous pouvez trouver vos applications dans les catégories « improductives », « productives » et « neutres ». Par ailleurs, DeskTime permet aux gérants d’entreprise de suivre la présence de leurs employés au travail. Beaucoup d’employés prennent parfois de mauvaises habitudes lorsqu’ils travaillent dans des espaces de coworking. Ils peuvent par exemple travailler depuis la maison alors que le travail en présentiel est exigé. C’est un comportement qui peut nuire à la productivité de l’entreprise. Pour surveiller les présences au sein d’un espace collaboratif, les CEO peuvent utiliser le logiciel DeskTime.

Par ailleurs, avec ce progiciel, on a la possibilité de planifier et de hiérarchiser les tâches au sein des équipes. DeskTime est un outil tout-en-un qui facilite réellement le travail en coworking.

Swabbl : une application simple à prendre en main

Créée en 2014, l’application Swabbl est un excellent outil collaboratif qui a plusieurs fonctions très importantes. C’est un outil qui permet de mobiliser son équipe interne et les partenaires de son entreprise dans le but d’obtenir des leads. Swabbl offre la possibilité aux personnes qui travaillent en coworking de publier facilement leurs besoins et les opportunités pouvant être utiles à tout le monde.

Le logiciel permet d’échanger facilement les contacts entre les différents membres d’un même business team. Il faut noter que sur Swabbl, chaque membre d’une équipe peut créer sa propre team. Ainsi, si un collaborateur spécifie qu’il recherche un partenaire ou un investisseur, un autre collaborateur peut lui proposer des contacts correspondants à sa recherche.

Teamwork.com : une plateforme de coworking axée sur la performance

La plateforme Teamwork.com est un outil collaboratif qui a plusieurs atouts. Grâce à ce logiciel, les responsables d’entreprise ont la possibilité d’analyser les prestations de leurs équipes (employés et collaborateurs). Teamwork.com est présenté par ses développeurs comme un outil de gestion de projets. Mais il ne s’agit pas d’une banale plateforme pour gérer les projets. En effet, la plateforme vous permet de rationaliser les opérations de chaque membre d’une équipe. Teamwork.com propose différents modules qui peuvent être d’une grande utilité dans un contexte de travail en coworking.

Pour éviter que vos employés ne s’épuisent, la plateforme met à votre disposition un module qui permet d’équilibrer la capacité de votre équipe. Par ailleurs, c’est un logiciel qui vous aide à mieux organiser votre projet, à vous assurer du respect des délais de projet ou encore à visualiser les rapports financiers. Mais l’un des principaux avantages de Teamwork.com, c’est qu’il vous permet de tirer le meilleur parti de tous les membres de votre équipe. Grâce aux rapports de suivi parfaitement détaillés, vous comprenez mieux comment vos collaborateurs et vos employés utilisent leurs temps de travail. Vous pouvez ainsi déterminer ceux qui sont sous-utilisés et ceux à qui on peut assigner davantage de tâches. En résumé, Teamwork.com est une plateforme qui gère efficacement les ressources et simplifie les opérations au sein d’une équipe. C’est un outil qui fera sans doute évoluer votre entreprise.